Warnercommunicatie

"Non nobis tantum nati"

In de praktijk heet het, dat we mensen ruim van tevoren moeten uitnodigen voor een gebeurtenis anders is hun agenda al volgelopen. De vraag is of dit eigenlijk wel zo is en of die vroege aankondiging dan ook werkt. Een kleine beschouwing over de pr-praktijk. De wereld verandert er niet door, maar we moeten ook niet meegolven met foute veronderstelingen.

Vroeger in de jaren '60 en '70 nodigden we mensen een twee- of drietal weken van te voren uit voor een receptie of een andere bijeenkomst, waarvoor de gasten geen grootscheepse voorbereidingen hoefden te treffen. Een huwelijksvoltrekking ligt wat anders bijvoorbeeld. De zakelijke en privé-agenda was op deze termijn nog betrekkelijk leeg. Gaandeweg in de tijd kregen mensen zoveel afspraken privé en zakelijk, dat we moesten vechten om een plaatsje in hun kalendarium.

Dus begonnen we uitnodigingen vier, vijf, zes weken voor de eigenlijke datum van het gebeuren te verzenden, hopende op een onbezette agendaplek. Even zo goed kregen we dan response: ja, ik kom, of nee, ik ben verhinderd. Kwamen presentie en absentie precies zo uit op de dag van het onderwerp, met een klein verschil vanwege last minute verstoringen bij de genodigden? Nee, met groot gemak liepen de no show percentages op tot 10, 20, soms wel 30 procent van het totaal aantal aangeschrevenen. De klassieke beleefdheid en plicht van afspraak is afspraak werden rijkelijk geschonden. Daarentegen melden zich dikwijls nog de nodige genodigden, die helemaal niets van zich lieten horen, toch gewoon bj de poort. aak bleven duur betaalde diner- of theaterplaatsen onbezet.

Wat bedachten we? Als we nu gasten drie maanden van te voren een eerste aankondiging sturen, dan zetten zij dit in de agenda (die kan toch dan niet al te vol zijn) en sturen hen drie weken voor de feitelijke gebeurtenis nog de definitieve uitnodiging plus programma. Twee maal post, twee maal handeling, twee gedeeltelijke responses. Dit is bij -in onze ogen- enigszins belangrijke gebeurtenissen de praktijk. De zekerheden vergrootten zich niet.
Werkt dit nu ook? Bij hoge omes als bijvoorbeeld ministers niet. Menigmaal hoor je in de praktijk, dat de hoogwaardigheidsbekleders op het laatse moment afzeggen vanwege zoiets als een ingelaste ministersvergadering of een ander spannende actualiteit of een tv-optreden, want dat laten ze echt (!) niet lopen. Tja, landsbelang gaat voor, heet het dan, waarbij een tv-optreden altijd landsbelang schijn te zijn. Wel, niet in mijn wereld, want afspraak is afspraak. Je bent dood of doodziek of je komt. Ook een begrafenis geldt in mijn benadering niet als een excuus. De dode weet echt niet, dat jij toch wat anders gaat doen en voor je eigen geweten kun je altijd nog voldoende moment voor eerbiediging vinden. Maar mijn wereld bestaat niet meer. Kom, Warner, niet zo rigide, natuurlijk gaan staatszaken of een overlijden voor een spreekbeurt of een receptiebijwoning. Ok, daar kan ik nog wel meeleven, maar een tv-interview gaat toch niet voor een afspraak die al drie maanden staat en waarvoor de nodige moeite werd gedaan. Wel dus. Wij, pr-ders, zijn dan wel zo verstandig om onze gasten niet te melden dat de minister alsnog niet komt, want dan lopen we kans dat van de toegezegde gasten evengoed nog een fiks percentage verstek laat gaan. Alhoewel er ook gasten zijn die zeggen dan juist wel te komen. Veel eerbied hebben we in sommige kringen niet voor de excellenties, die overigens bijna onthutst opkijken als je ze onder die titel aanspreekt.  Maar dit terzijde. Bij de Majesteit maakt al of niet aanwezigheid beduidend uit voor de opkomst, maar het dient gezegd, in Soestdijk is afspraak nog wel afspraak. Noblesse oblige.  Terug naar de gewone gasten.

Ik deed een klein onderzoek en vroeg bij kennissen die tot dit soort agendacircuits behoren hoe zij erin staan. Is een toegezegde komst ook hard? Nee, als er een latere invitatie komt, die zij, om wat voor reden ook belangrijker vinden, dan schrapt men de eerdere toezegging aan u alsnog uit de agenda, al of niet met onware smoezen. Ook als die eerste uitnodiging  al drie maanden tevoren werd genoteerd? Ja, want wat belangrijker wordt gevonden, is belangrijker. Afspraak is afspraak is hierbij geen hard criterium. De agenda is dus eigenlijk niet vrij, maar alleen totdat blijkt dat er geen belangrijker uitnodiging opdoemt.

Dus zijn er drie categorieën komers. Een slinkende groep voor wie een toezegging staat. Vervolgens zij die het noteerden en niet worden verleid door een aantrekkelijker invitatie later. En zij, die jouw invitatie uiteindelijk het belangrijkst vonden. Met enige marge met betrekking tot het type gebeurtenis kun je dus net zo goed de invitatie drie weken voor de bedoelde gebeurtenis sturen. Is men vrij, dan komt men. Is men bezet, maar wordt jouw invitatie belangrijker of leuker of...enz geacht, dan wordt die andere notering uitgestuft. We kunnen dus weer terug naar een normale termijn. Nu die andere klassieker nog; afspraak is afspraak.

Interessante artikelen

Eerbied voor het leven is mij aangeboren. Van een strenge leerschool thuis was geen sprake, wel ondersteuning voor die houding. Ook later waren er geen duidelijke ervaringen of ontmoetingen die mij he


Zoals gebruikelijk zette ik vanochtend het NOS Journaal op. De eerste vier nieuwsitems waren:

 

  1. Weer een aanslag in Bagdad met een tiental doden;
  2. Twee deurwaarders in Amerika neergeschoten bij vl